قواعد و نکاتی که باید در هنگام ارسال ایمیل کاری به آن‌ها توجه کنید!

این روزها ارتباط از طریق ایمیل بسیار گسترده‌تر شده و مخصوصا در دوران کرونا شاهد ارتباط‌های آنلاین کاری بیشتری هستیم. اما ارتباط آنلاین کاری با ارتباط آنلاین دوستانه متفاوت است. از سوی دیگر ارسال ایمیل‌های کاری نیز باید بسیار رسمی باشند و از قوانین خاصی پیروی کنند. اگر شما هم جزو افرادی هستید که به صورت آنلاین با مدیران کاری یا همکاران خود در ارتباطید یا از طریق ایمیل در محیط کاری خود با دیگران ارتباط برقرار می‌کنید، این مطلب را دنبال نمایید تا جزییاتی از قواعد ارسال ایمیل کاری را در اختیارتان قرار دهیم.

ایمیل‌ کاری باید فاقد توضیحات اضافه باشد، به شکلی خلاصه، تمامی جزئیات را در بر بگیرد و پیام را واضح منتقل کند. از سوی دیگر در ایمیل‌ کاری نمی‌توان از ایموجی استفاده کرد یا با فونت‌های درشت، عجیب و رنگی، محتوای کاری را نوشت. این موضوع بسیار زننده و غیررسمی خواهد بود. متون طولانی در ایمیل‌های کاری اصلا خوب نیست و اگر جزییات زیادی برای بیان، در یک ایمیل وجود دارد؛ بهتر است که به صورت موردی به آن‌ها اشاره شود. طرح‌های گل و برگ و انیمیشنی در ایمیل‌های کاری اصلا حرفه‌ای نخواهد بود در نتیجه از استفاده‌ی این موارد بپرهیزید.

توجه داشته باشید که باید همواره یک ایمیل کاری را به شکلی ساده و واضح ارسال کنید. از سوی دیگر هرگز با خشم و عجله ایمیلی ارسال نکنید. اگر ایمیل منفی دریافت کرده‌اید هرگز با خشونت فورا به آن پاسخ ندهید. بهتر است در این شرایط کاملا خونسرد باشید و در آرامش و سر فرصت به ایمیل خود پاسخ دهید. عباراتی مانند «توجه کنید»، «حتما با من تماس بگیرید» و «من این ایمیل را ارسال کردم چون…» در ایمیل کاری اصلا تصمیم درستی نخواهد بود زیرا تصویر بدی از شما را به مخاطب منتقل خواهد کرد.

مطمئن شوید که در زمان ارسال ایمیل، خسته، گرسنه، عصبانی یا غمگین نیستید و شرایط روحی مناسبی دارید. اگر شرایط روحی خوبی نداشته باشید ممکن است حرف‌‌هایی در ایمیل کاری بزنید که بعدا از آن پشیمان شوید. از سوی دیگر قبل از ارسال ایمیل، مطمئن شوید که می‌خواهید آن را بفرستید تا پس از فرستادن پشیمان نشوید. در واقع ایمیل فرستاده شده قابل بازگردانی نخواهد بود.

باید قبل از ارسال ایمیل، یک دور متن ایمیل کاری خود را بخوانید تا بدون غلط‌های نگارشی یا املایی ارسال شود. لحن شما در ایمیل‌های کاری در هر جایگاه شغلی که هستید هرگز نباید طلبکارانه باشد در نتیجه سعی کنید مودبانه‌ترین لحن را انتخاب کنید. در آخر اگر پاسخی به ایمیل شما داده نشد به هیچ عنوان نباید پرخاشگرانه یا عصبی، مجددا ایمیل بدهید بلکه باید منتظر پاسخ بمانید یا پس از مدتی با لحنی مودبانه یک ایمیل برای یادآوری به پاسخ‌دهی ارسال کنید. شما عزیزان می‌توانید نظرات خود را در این زمینه با ما به اشتراک بگذارید و تجربیات خود را در این زمینه بیان کنید.

بیشتر بخوانید: اخراج شدن از کار : نکاتی که نشان می‌دهد به زودی از کار اخراج خواهید شد
بیشتر بخوانید: 4 شغل مناسب اختلال حواس‌پرتی برای افرادی که تمرکز کردن برایشان دشوار است